Il est possible de créer des codes de courriel personnel par une gestion décentralisée, c'est-à-dire que des personnes sont désignées pour procéder à la création de codes à la suite d'une demande. Dans ce cas, l'organisme qui désigne les personnes responsables de la création de code doit s'assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux renseignements personnels.
Comme un code de courrier électronique contient des renseignements personnels, comme nous l'avons vu précédemment, il est important pour les élèves du primaire d'informer les parents de cette pratique et d'obtenir leur autorisation; les élèves du secondaire doivent en être informés ainsi que leurs parents.
Si la gestion est faite par un autre organisme, la commission scolaire doit signer une entente de transfert de responsabilité avec ce dernier.
