À partir d'une base de données existante, il est possible de créer de manière automatique des codes de courriel personnel. Il est obligatoire d'avoir la permission des usagers, afin d'utiliser une base de données non prévue à cette fin. Par exemple, la base de données génère à partir des informations contenues sur une base de données toutes les adresses de courrier électronique pour les enseignants, les élèves, etc.
Cette particularité souvent utilisée facilite grandement l'opération de création de codes. Comme un code de courrier électronique contient des renseignements personnels, comme nous l'avons vu précédemment, une demande d'autorisation est requise pour afficher dans le bottin le prénom, le nom, l'adresse électronique ainsi que d'autres renseignements accessibles par ce bottin aux parents des élèves du primaire. Pour les élèves du secondaire, on doit obtenir leur autorisation et leurs parents doivent en être informés.
