Introduction
L'utilisation du courrier électronique soulève des questions quant au respect des droits d'auteur et à la protection des renseignements personnels. Vous trouverez ici des renseignements susceptibles de vous aider à les respecter. Ce ne sont pas des avis juridiques et nous ne prétendons pas couvrir toutes les situations possibles. Afin de poursuivre cette réflexion, nous vous invitons à partager vos réflexions avec ceux et celles que le sujet intéresse, dans le forum prévu à cet effet.
En bref
L'utilisation du courrier électronique peut impliquer la publication dans le carnet d'adresses du nom et prénom de l'utilisateur et, dans certains cas, de renseignements supplémentaires sur celui-ci. Au primaire, une autorisation des parents peut être requise, alors qu'au secondaire l'élève doit accepter d'afficher dans le carnet d'adresses public son nom et son prénom. Les parents devraient en être informés. On trouvera ici un exemple de formulaires pour les parents (document original : Implantation de services de courriel dans les écoles) ainsi qu'un modèle pour les élèves du primaire et du secondaire.
Il est possible de créer des listes d'adresses électroniques. Ces listes peuvent être privées (créées sur notre ordinateur) ou publiques (sur un serveur). Lorsqu'on utilise une liste privée pour envoyer un même message à plusieurs personnes, il faudrait avoir soin de cacher cette liste dans la fenêtre Bcc (Blind Carbon Copy ou Transmission confidentielle) de notre logiciel de courriel. Lorsqu'on utilise une liste publique, un renseignement nominatif est fourni, car comme dans tout courriel, l'adresse de courriel de l'auteur du message est visible de tous les destinataires. Au primaire : la divulgation d'une adresse de courriel peut requérir l'autorisation des parents. Au secondaire : l'élève doit accepter de dévoiler son adresse de courriel ; les parents devraient en être informés.
L'utilisateur peut aussi faire suivre un message qu'il a reçu et dont il n'est pas l'auteur. Il devrait alors en avertir l'auteur et ne pas modifier le message qu'il fait suivre. Les élèves et les parents devraient être informés des divers aspects de la fonction « Faire suivre un message ». Si on utilise un logiciel tel que «First Class», il faudra alors être conscient que l'on peut obtenir certaines informations supplémentaires (quand le message a été lu, par qui, etc.). Les parents devraient être informés des informations qu'on peut y retrouver.
De plus, certaines fonctionnalités du courrier électronique peuvent conduire à la divulgation de renseignements personnels : signature automatique, carte de visite, pièces jointes. Dès lors, au primaire, les parents devraient être informés de cette situation; et au secondaire, l'élève doit en être informé ainsi que ses parents.
Si on utilise des banques de données existantes afin de générer des adresses de courriel, il serait bon d'en aviser les parents et d'obtenir le consentement des parents des élèves du primaire et des élèves du secondaire avant de procéder.
Si plus d'un organisme partage un même serveur de courriel, il est nécessaire que des ententes soient signées entre ces organismes. Ces ententes doivent faire mention du transfert des responsabilités et des obligations de l'organisme hébergé et hébergeur.